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7月より社内ポータルサイトをリニューアル!その理由や熱い想いを3人のメンバーに語ってもらいました!!

2020年9月4日

和田志帆

SHIFT PLUSでは社内の規定などの様々な情報や、勤怠管理といったサービスの入口として利用されるWebサイトである社内ポータルサイトの内容を7月にリニューアルしました!

サイトデザイン変更やコラムの発信、メンバー紹介、社内ルールなどの情報の集約と変更内容は多岐に渡っていました。

今回はこの取り組みに携わった3人のメンバーに、リニューアルすることになったきっかけや、実際に運用が始まってからの苦悩、これから目指す先について語っていただきました!

あくまで社内ツールの一つではありますが、そこに留まらない熱い想いが詰まった今回の取り組みですので、ぜひご一読ください!

ーーインタビューしたメンバーのご紹介

事業推進室 室長 高倉大輔さん

営業推進部 マネージャー 中野雅允さん

営業推進部 正木茂一さん

ポータルのリニューアルをしたワケ

ーー社内ポータルを改修することになったのにはどんな経緯があったんですか?

高倉さん:僕は機能面での改善がしたくて、正木さんや中野さんは社内のコミュニティ面を改善したかったタイミングがちょうど一緒だったんです。

リニューアル前の社内ポータルはカスタマイズ性が薄くてメンテナンスがしづらかったので、拡張性が高いワードプレス(コンテンツマネジメントシステムと言われる、管理画面を通して記事や画像を登録・更新できるシステム)を使って改修できないかという相談を僕から中野さんにしました。

SHIFT PLUSではお知らせや周知はチャットワークでされますが、情報が増えていくと情報自体が埋もれたりして、重要な情報はポータルに置いて欲しいという声もあったので、ワークフローがあったり、規約が集まっていたりするグループウェアみたいなものを作りたかったんです。

他にも会議室予約などみんなの予定管理ができたり、メンバー紹介ページの作成や、規約なども検索できるようにしたいと思っていました。

中野さん:高倉さんから相談された時にちょうど正木さんから他社のポータルサイトがすごくいいという話を聞いたんです。

社内報のような形で会社の方向性や個人にフォーカスした発信を積極的に行なっていたので、SHIFT PLUSでも同じようにやってみたいという話でした。

僕自身も、改修前のポータルのアナリティクスを確認したら、毎日誰かには使われていたし、誰かしらポータルを経由して色々な情報を確認するのに、この中の情報が全然更新されていないのはもったいないなと思っていたので、改修をしようという話になりました。

ーー正木さんは実際に他社のポータルを見られてどういう部分がいいなと思ったんですか?

正木さん:ポータル内で活発に情報発信が行われていたので、入った時の会社の雰囲気もすぐに見られるというのはすごくいいなと思いました。

こういう考えのもとこの人たちはこのサービスを提供しているんだとか、こういう人たちが部長なんだ、社長なんだと。上下関係の隔たりや部署間関係なくそのサイトでみんながコミュニケーションをとり、全部その中で完結していたんです。

その会社はいわゆる大企業だったのですが、SHIFT PLUSのような100名規模の会社であれば情報の取得が容易なので、もっと色々できるんじゃないかと思い中野さんにお話を持っていったという感じですね。

中野さん:特に時期的に新型コロナの感染が広がってきていた時期なので、コロナ感染対策を始めてからは毎朝全社員が集まって行なっていた朝礼もなくなり、社員が集まる機会もなくなってしまったんです。

その影響で新しい人が入ってきても、喋ったことがないとか、どんな人なのかを知る機会もなくなってしまったので、そういうところを改善できる方法が何かないのかと考えていました。

社内ポータル改修の始動!!

ーー社内ポータルリニューアルのコンセプトやポイントを教えてください。

中野さん:社内のコミュニケーションを活性化させるというのが一つの一番大きな目的であり、目標です。

先ほど少しお話したように、コロナの影響などで在宅勤務なども進み、新しい人が入ってきてもこちらもわからないし、入ってきた人も社内にどんな人がいるのかもわからないことが増えました。

だから代表だったり違う部署の人がどんな人なのかというところをちゃんと知ってもらえるようにしたいし、日頃みんなが何を考えているのか、何か伝えたいことがあるのならそれを知りたいんです。なので今後は社員インタビューもどんどんしていきたいです!

高倉さん:僕は情報を集めて、人が情報を見にくる場所にしたいです。規約や台風の時の対応、会議室の利用方法など、情報がばらけたら意味がないので全部が集まる場所にしたいなと思います。

また、情報は全部そこの中にほしいので、システムが別のものに飛ぶのはいいんですが、スプレッドシートなどサイトから離脱する仕様はやめて全てページ化しています。

中野さん:情報のある場所がバラバラだったんですよね。この情報はチャットワークの部屋からじゃないと飛べないとかもあるし、今まではどこを見たらいいんだっけ状態が結構多かったです。

高倉さん:そうなんです。最終的なゴールはみんなのパソコンのブラウザのデフォルトページがポータルになって、そこから移動するという形がいい形だと思っています!

ーーリニューアルに到るまでは皆さんで話して決めて動き始めたんですか?

高倉さん:綿貫社長に承認をもらってですね。
コロナ感染拡大でたぶん事業自体の動きも遅くなるだろうと思ったんです。

その前だと正木さんは案件に入っていたり、中野さんも別の案件でWEBデザインをしたりとそれぞれの業務がありましたが、4~6月はちょうどそういった案件も区切りがついて、在宅勤務がメインということもあり、今のうちにみんなで進めようという話になりました。

メンバーを募らなければいけなかったとしても、この時期であれば空きが出そうだったら募れるだろうと考えて、この期間に進めようと綿貫社長にプレゼンをして、承認をとって動き始めました。

中野さん:綿貫社長へは提案書を作って事前に共有しておいたので、実際は会議開始1分くらいで「うん。やろう!」という返事をもらえてスムーズに動き始めることができました。

ーーそれぞれの役割の分担などはあったんですか?

高倉さん:コンテンツについては、コラムなどコミュニティに関するものは正木さんと中野さんが考えるし、コーポレート本部としての発信しなければいけない社内情報や、定めて書いておきたいところは僕が担当しました。

サイト構築に関しては、中野さんがデザインと構成、あとはプラグイン(機能拡張用のソフトウェア)やツールの選定などで、僕がプログラムという役割です。

ワードプレスのプラグインは中野さんが探すし、プラグインではできない部分は僕がプログラムするという役割分担でした。

中野さん:3人とも思いがあったから作るまではスムーズにできましたよね。

高倉さん:役割が明確で被っているところがなくて、お互い補完しあいながらできましたね。

ーー大変だったことや印象的なエピソードはありましたか?

高倉さん:僕はメンバーの情報がどうやったら集まるかを考えるのが大変でした。メンバー紹介ページの項目に、どういう情報があったらみんなが提供してくれるかをすごく考えました。

例えば「好きなアニメ」だとすごく広くなってしまうので、「毎週見てたアニメ」とか。
ないならないで構わないし、あったらそれをスパッと答えてくれたらいいかなと思って、敢えて限定的な聞き方をしました。みんなの意見を聞いてさらに変えていこうと思っています。

中野さん:開発ではそんなに苦しんだことはないけど、やっぱり運用し始めてからの方が苦しみは圧倒的に多かったというか・・・今も悩んでいます。(笑)

やはりこれまでとは違うことをしようとすると浸透するまでに時間もかかりますし、いろんな声もあります。

高倉さん:開発しているときは、自分たちとしてはすごくいいものを作っていると思ってワクワクしていたんですけど、そこから先どうやったら見てくれるんだろうと考えるのが大変ですね。

中野さん:リニューアルについてのアンケートもとるのが怖かったです。僕がもしアンケート作っていたら、「ポータルリニューアルの感想:めっちゃいい・いい・そこそこいい」とかそれ以外聞かない(笑)

正木さん:中野さんが言ったようにみんなが受け入れてくれるかなという不安もあったし、ポジティブな意見は多かったんですが、とはいえ全員が全員という訳ではないので、そこをどうポジティブにしていこうかなというところは今は悩みながらやっているところですね。

アンケート結果も返ってきて、結構手厳しい意見なんかもあったりしたので、そこをどう変えていこうかなと考えるのは大変だなと思うところです。

ポータルリニューアル後の運用結果は?!

運用から1ヶ月経った8月に全従業員を対象に、ポータルのリニューアルについて意見や感想を聞くためにアンケートを実施しました!以前のポータルサイトよりも使いやすいという意見が約8割という結果に!

ーーリニューアル後、従業員の方々のポータルサイトの使用頻度など変化はありましたか?

中野さん:リリースしてから1週間の延べのPV数(※1)は6,523PVでした!

これはほとんどの人が休んでいる土日を除くと、平日は1日1,200PVくらいあるという結果なんです。従業員の数からすると毎日一人8ページくらいは見てくれたということですね。

7月の月間PV数も1万9千いってましたよ!セッション数(※2) が約4300なので、1人1日2回きている計算になりますよ。これすごいわ。しかも数値も落ちていないからね。

(※1) PV数:ページビュー数のことで、Webページが何ページ見られたかと言う指標
(※2) セッション数:Webサイトを見た回数のこと

高倉さん:グループウェアって用事がないと来ないものだもん。初週で6500PVだけでもすごいのにね!一般のブログで考えたら6500ってかなりすごいからね。

ーー今回実施したアンケート結果で印象に残っている意見はありましたか?

中野さん:今見ながら話してるんですが、すごくいい回答がある。「前より親しみやすさが湧きました。コラムもほぼ毎日更新されているので面白いです。」ええやつや。

正木さん:僕は「ちなみに、私はプロフィールに好きなゲームのこと書いてたら、そのネタで3~4人から話しかけてもらえました!(すごい嬉しかったです)」という意見が嬉しかったです。

話すきっかけがこれからできていくのはすごくいいなと思っていて、もともとそれがコンセプトの一部としてあったので、効果は出てきているのかなと思っています。

中野さん:前もありましたね。コラムのネタで話しかけられたとか。ちょこちょこそういう話が出てきているので、それはすごく願ったり叶ったりです。

正木さん:あとはアンケートの結果ではないのですが、入社2ヶ月の方が立候補してコラムを書いてくれたんです。まだ入社されたばかりの方なので多少の不安もあったと思います。それでも発信してくれたことはすごく嬉しかったですね!

コラム・雑記を書いてみたいというメンバーは、時間があれば書いてみたい人を含めると約4割!

正木さん:ただ、もう一方で「コラム書いてみたいんですけどちょっと難易度が高いです」という意見もあったので、そこをすごくもっとライトな感じを想定していたので、なんでもいいですよと言いたいです(笑)

高倉さん:それは正木さんが悪いんじゃん(笑)一番最初に正木さんが書いたコラム(好きなラーメン屋さんについてのコラム。下記写真参照)のボリューム!笑

中野さん:あのコラムは重すぎたわ(笑)何文字やったっけ?

正木さん:3000文字くらい(笑)

中野さん:ラーメンでよく3000文字も書けるな!笑

正木さん:いやー。実はあれ書いた後結構叱られまして(笑)

中野さん:あー。僕にね(笑)叱ったというか「いきなり重すぎるだろ(笑)」とね。笑

正木さん:そこは反省しました(笑)

正木さんが書いたコラムの抜粋(お店への愛が溢れて実際はこの5〜6倍のページ数がありました!笑)

中野さん:あれでハードルがぐんっと上がったからなー(笑)正木さんみたいにいっぱい書けませんて。うんうん、あんなに書かなくていいんだよ☺️って言ってあげたい。

正木さん:申し訳なかったです(笑)僕は凝ってしまうというか、書きたいことが出てきてついつい一文が長くなってしまうんです。

高倉さん:気持ちはわかる!

正木さん:なので人事部の清水さんみたいにさっぱりとした感じのコラム、この間書いていた動物占いの話とか、ああいった感じのものでも全然いいですし、本当にそれこそ趣味の発信。例えばモンストとかやっていて、フレンド募集ですみたいな感じでもいいですし。

書きたいという方とか時間があれば書いてみたいですという方も一定数いたので、個別に声をかけて書いてもらおうかなと考えています。

人事部 清水さんの書いた動物占いのコラム。社内の反響も大きかったです!

高倉さん:社外からポータルサイトを見られたらもっと見る人が増えるかもしれませんという意見もあったので、そこについてどうしようかなと考えています。

正木さん:そこの兼ね合いが難しいですね。案件の情報とかも今後載せていこうと思っているので、今も受注案件の発信とかやっているじゃないですか。社外にどうしても出せない情報もあるので、そこの切り分けも一定数必要だとも思っています。

一緒に働くメンバーを知り、発信力を上げていく

ーー今後、ポータルをどのように運用していきたいかなど考えていることがあれば教えてください。

正木さん:今後は動画を使って社員紹介を進めていきたいと思っています。もちろん強制ではなくて出ていただける方で。

テキストでもいいんですけど喋っていたりすると、より人となりや醸し出している雰囲気が伝わるんじゃないかなと思っているので、そこを今後は進めていきたいと思っています。

今はコラムをメインで書いているんですけど、そこも書きたい人がいるのであれば分散させていきたいということを考えています。

高倉さん:僕は一番はメンバーページをさらに充実させることです。

例えば、フォトギャラリーを作って写真をいっぱいあげられたりとか、そこにコメントを書けたり、この人同じ内容を書いているよといったようにダグで繋がれるとか、そういう検索ができるとか、従業員同士の認知度を上げるためにメンバーページをもっと充実させたいと思っています。

入社時に各自自己紹介スライドを作ってもらっているはずなので、ああいうものをそこに載せるとか、書いていない人は書いてもらうとか、みんなの発信力をあげたいと思っています。

あとはまだ足りない情報があるので、さらにまとめていきたいです。
例えば備品の保管場所など載せておけば、なくなった際にも自分で取りにきてもらえるようにできますし、コーポレート本部への問い合わせも減らすことができると考えています。

コラム・雑記の配信は、今後も必要だと感じているメンバーが8割を超える結果に!

中野さん:今回コラムを始めようと思ったきっかけが、高倉さんが言ったように発信力を磨いて欲しいなという思いがあるんです。

去年実はコーポレートサイトのブログ更新メンバーを広げてみんなで更新しようという話をしていたんです。

ただ、正直コーポレートサイトで出すクオリティとして僕の中で満足いかなかった部分が多かったので、ポータルで文章を書く練習をしてもらって、そこから一緒にコーポレートの運営もできたらなと思っているので、もっといろんな人にコラムとか書いてもらえると嬉しいです。

高倉さん:ランクをつけたらいいという話も出ているんですよ。

中野さん:そうそう。何記事書いたらレベルいくつとゲームのようにしたり、いいねが何個ついたらとかできればと思っています。

文章って書けば書くほど上手くなるじゃないですか。
これは慣れの問題だし、文章ってコラムとかブログとか書かない人でも伝え方であったり、日常でビジネススキルとして必要なものなので、コラムを使ってそういう底上げはしていきたいなと考えています。

インタビューを終えて

今回の社内ポータルサイトリニューアルは、情報を集約して会社のメンバーそれぞれが会社やメンバー同士を理解し、自発的に発信して交流する機会を増やしていきたいという想いが詰まっている取り組みです。

受注状況やコラムなどを通して会社の動きやメンバーの考えていることを知れるので、コロナ禍で在宅勤務への移行・朝礼の廃止など直接コミュニケーションを取ることが難しくなってきている中でも、会社やメンバーを身近に感じられます。

また、自分が知らなかった情報や違う角度からの考え方・文章の書き方など、勉強になる部分も多いです。

私自身広報の仕事をするまで、自分から何かを発信するということに対してハードルが高いなと感じていましたが、実際に書いてみて反応があると嬉しいですし、逆に反応が薄いとどこがよくなかったんだろうと考えるきっかけにもなります。

どちらにしても得るものがあり、こういった交流や取り組みが活性化していくことで、みんなで会社を盛り上げていくことができますし、今後のさらなる可能性を感じたインタビューとなりました!