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従業員の声を拾う「週報」の取り組みについて聞いてみた!

2020年6月12日

和田志帆

SHIFT PLUSでは毎週金曜日に人事部より一週間を振り返る「週報」を全従業員へ配信しています。
そこで「週報」に書かれている内容やどんな取り組みをされているのか、どんな思いがあるのかなど、人事部 部長 清水壮士さんへお話を伺いました!
地道な取り組みですが、今回取材してみて改めて大事な取り組みだと実感しました。
内容をまとめてみましたので、ぜひご一読ください!

週報ってどんなことをやっているの?

週報はどんな内容になっているんですか?

今週の状態・今週のお題・ひとことPlus・面談希望アンケートの4つの質問を設けて回答してもらうという内容になっています。
それぞれの詳しい内容は以下となっています。

今週の状態:仕事へのモチベーション・成果・体調の総合で自分の状態を振り返り、「大吉」「吉」「凶」「大凶」の4つから選択

今週のお題:従業員から募集した他の従業員に聞いてみたいことなど、毎週変わる質問に回答

ひとことPlus:自分の嬉しかったこと、困ったことなど何か書きたいことがあれば記入

面談希望アンケート:面談を希望したい場合、選択する「上長」「人事」「産業医」「外部相談窓口」の中から面談したい相手を選択

ひとことPlusについてはもともと会社の朝礼で「発表テーマがなくても何か言いたいことがある人はどうぞ」という枠の名称でした。
それを週報にも取り入れ、平行してやっています。ちなみに『SHIFT PLUS』のPLUSとかけています!

最初は業務報告だった?!

当初は部署ごとに業務内容を報告するものでしたが、人数も増えてきたタイミングで一括で報告するようになりました。

スプレッドシートで全員の書いた内容を確認できるようになっていたので、何か困ったことや悩みがある従業員に対して上長がフィードバックしていました。

現在は各自アンケートフォームで答えて送信するので、自分の回答は人事部以外には分からないようになっています。

週報は誰が対象になるんですか?

全従業員が対象です。正社員だけではなく契約社員、派遣社員、アルバイトの方ももちろん対象です。
SHIFT PLUSでは週報に限らずアンケートだったり、予防接種も全従業員に対して行っています。
全員を一従業員としてしっかり意見をすくい上げたいと思っていますので、皆さんこの週報も一つの窓口として意見を書いてもらえたらと思います。

週報の活用法って?

どんな目的があるんですか?

従業員のモチベーション管理や会社の課題を見つける目的があります。

ひとことPlusの回答部分に「こういうところで悩んでいる」など悩みのコメントがあり、面談を希望している場合はその人に対して面談して話を聞きます。

いいことがあった人には返信をしてフィードバックをしたりもしています。

「今週のお題」は最近質問項目として増えましたよね?なぜ追加したんですか?

ひとことPlusの「なんでも書いてください」だけだと書きにくい部分があるかなと思いました。ある程度話題があったら、それに対しての回答もしやすいのではないかと考え追加しました。

また、個々へのフィードバックだけではなく「皆さんからこういう回答ありました」と全体へのフィードバックをすることで、従業員の相互理解ができるようになることもこの質問のいいところだと思っています。

皆さんの回答結果を見て「自分も答えてみよう!」「テーマは決まっているのでそこだけは答えてみよう」というサイクルができたらいいなと思っています。

昨年の年末には一年の振り返りバージョンの週報の発信もあったようですが、こちらはなぜ発信しようと思ったんですか?

自分の考えではあるんですが、アウトプットをしないことには自分のなかの整理にならないと思っているんです。思っているだけでは身にならない。

例えば研修で話を聞いただけでは理解するのは難しく、自分で何かしら発表したり誰かに伝えたりして、初めて本当の意味で理解できるようになると思うんです。

なのでこの回答を読んで「この人にこれを言わなきゃ」というのはあまり考えていません。
こういう機会がないとなかなか自分で振り返ることはないので、今週、この一年どうでしたか?という振り返りのきっかけとして使ってもらえればうれしいです。

実際の回答ってどうなの?

現在の回答率ってどのくらいなんですか?

約20%の回答率です。回答は任意で設定しているので、少ない部分もありますが、ここはあげていきたい課題点だと思っています。

前々回から「今週のお題」を追加したので、これで回答率を上げていきたいと思っています。

ひとことPlusではどんな声があるんですか?

「最近こういう勉強してます」「●●さんにフォローしてもらいました」「予定より業務が早く終わってよかったです」という声から、体調や人間関係など真剣な悩みもあったりします。皆さん本当に色々書いてくれています。

実際に面談をきっかけに本人の悩みを解決できたこともあったので、こういった声を拾うことができて嬉しかったです。

面談希望にチェックが入っていた場合、どんな流れで面談となるのでしょう?

面談相手は上長、人事、産業医、外部相談窓口の4つを設けています。
このどれかにチェックが入った場合、まずは人事から本人に連絡をして必要に応じてヒアリングをし、面談希望相手によって対応が変わります。

上長と希望する場合は面談をセッティング、人事を希望する場合は人事と、産業医や外部相談窓口との面談希望の場合は申込書をお渡しし、記載してもらって面談という流れとなります。
体調面、メンタル面など社内の人には言いにくいことも外部の相談窓口を設けることで、受け入れていけるようちょっとずつバージョンアップしています。

今後も従業員の声を拾って相互理解を深めるきっかけに

今後週報を通じてやっていきたいことはありますか?

週報だけで何かを解決しようとは思っていません。
ただ、何かあった時に窓口は多ければ多いほどいいと思っています。

ホットライン、上長への相談、個人のチャットワーク、チームの定例会議など従業員の声を拾い上げる窓口は色々とあります。週報への投稿もこのうちの一つとして考えていただければと思います。

また、今回の「今週のお題」の回答結果についてはチャットワークで展開しているだけです。 現在社内ポータルサイトを改修してもらっているので、そういったことも今後ポータルで配信していけたらいいなと思っています。

従業員の人数も150名を超えたので、こんな人もいてあんな人もいるというお互いを理解できるコンテンツを作っていきたいですし、そういった機会を増やしていきたいと思っています。

まとめ

自分の思いを自分の中だけに留めず吐き出すことは、自分にとっても会社にとってもお互いを理解し気持ちよく働く上で大事なことだと思います。しかし、色々な要因でそれが難しい場合もあると思います。

そういった時に相談できる窓口や意見を拾ってもらう場所が多いというのは、伝える選択肢が増え、会社に対しても言いやすい環境が整っていて安心ですよね。

また、忙しい日々を過ごしていると自分を振り返るという作業は忘れがちになります。
金曜日にこの週報がくることで振り返りの時間を作ることができるのは、次の週に繋がるいい機会を作っていただいているなと思います。

最後に個人的には「今週のお題」について今後も皆さんがどんな回答をしているのか楽しみにしています!

SHIFT PLUSでは働きやすい環境づくりを今後もアップデートして取り組んで参りますので、またの配信をお楽しみに!